Política de Privacidade da OmniSmart

Bem-vindo à Política de Privacidade da OmniSmart. Esta política tem como objetivo informar como coletamos, usamos e protegemos seus dados pessoais. Ao utilizar nossas plataformas, você concorda com as práticas descritas neste documento.

Quais Dados Coletamos?

A OmniSmart coleta dados pessoais e dados de navegação. Os dados pessoais podem incluir nome, e-mail, telefone e endereço, enquanto os dados de navegação incluem informações como o endereço IP e cookies.

Como Utilizamos Seus Dados?

Utilizamos seus dados para fornecer e melhorar nossos serviços, para fins de marketing e publicidade, e para cumprir obrigações legais. Também podemos compartilhar seus dados com parceiros confiáveis, sempre em conformidade com esta política e com a legislação aplicável.

Essas finalidades não se aplicam aos dados obtidos pelas APIs do Google, que seguem exclusivamente a seção "Dados de usuários obtidos pelas APIs do Google" abaixo e nunca são usados para marketing ou publicidade, nem compartilhados com parceiros.

Quais São Seus Direitos Como Titular de Dados Pessoais?

Os Dados Pessoais são seus, e a lei brasileira garante a você uma série de direitos relacionados a eles. A OmniSmart está comprometida com o cumprimento desses direitos. Nesta seção, explicamos como você pode exercer esses direitos conosco.

Em determinados casos, solicitaremos informações complementares para verificar sua identidade, garantindo que seus Dados Pessoais não sejam compartilhados com pessoas não autorizadas e para prevenir fraudes. Algumas solicitações poderão ser respondidas de forma simplificada e imediata, enquanto outras serão respondidas em um prazo máximo de 15 (quinze) dias, conforme a LGPD.

I. Confirmação do Tratamento e Acesso aos Dados

A OmniSmart permite que você solicite a correção ou atualização de seus Dados Pessoais. Para fazer isso, acesse sua conta em nossas plataformas e altere seus dados cadastrais ou solicite a alteração via nosso Portal de Privacidade.

II. Correção ou Atualização dos Dados

Você pode solicitar correções em seus Dados Pessoais caso identifique alguma desatualização ou incorreção. Para fazer isso, acesse sua conta em nossas plataformas e atualize seus dados ou solicite a alteração via nosso Portal de Privacidade.

III. Anonimização, Bloqueio ou Exclusão dos Dados

Você pode solicitar a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de seus Dados Pessoais, conforme a LGPD. Essas ações podem ser realizadas diretamente em nossas plataformas ou via nosso Portal de Privacidade.

IV. Restrição do Tratamento (Preferências de Privacidade)

A OmniSmart permite que você gerencie suas preferências de privacidade, restringindo o Tratamento de seus Dados Pessoais. Você pode fazer isso através das configurações de seu navegador ou em nossas próprias plataformas.

V. Esclarecimentos sobre Decisões Automatizadas

Você tem o direito de questionar e obter explicações sobre decisões automatizadas realizadas com seus Dados Pessoais. Tal solicitação pode ser feita através de nosso Portal de Privacidade.

VI. Revogação do Consentimento

Você pode revogar seu consentimento para o tratamento de seus Dados Pessoais a qualquer momento, através de funcionalidades disponíveis em nossas plataformas ou diretamente pelo nosso Portal de Privacidade.

VII. Compartilhamento de Dados

Você tem o direito de saber com quais terceiros a OmniSmart compartilha seus Dados Pessoais. Para mais informações, consulte a Seção 3 desta Política.

VIII. Portabilidade de Dados

Você pode solicitar a portabilidade de seus Dados Pessoais armazenados em nossas plataformas.

IX. Oposição ao Tratamento de Dados

Você também pode exercer seu direito de oposição ao tratamento de seus Dados Pessoais, conforme previsto na LGPD.

X. Contato com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD)

Caso você entenda que sua solicitação não foi atendida adequadamente, você pode apresentar uma reclamação à ANPD.

A OmniSmart está comprometida em cumprir os direitos garantidos pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Os usuários podem solicitar confirmação e acesso aos seus dados, correção ou atualização, anonimização, bloqueio ou exclusão, e também podem gerenciar suas preferências de privacidade. A empresa também permite que os usuários questionem decisões automatizadas e revoguem o consentimento.

Solicitação de Exclusão de Dados

Você pode, a qualquer momento, solicitar a exclusão dos seus Dados Pessoais coletados e tratados pela OmniSmart, incluindo aqueles obtidos por meio das integrações com plataformas de terceiros (como Facebook, Instagram, WhatsApp, Messenger, Telegram, LinkedIn, e-mail e demais canais conectados aos nossos serviços).

Como solicitar a exclusão dos seus dados

Para realizar a exclusão dos seus Dados Pessoais, entre em contato com o nosso suporte de privacidade através do e-mail laislan.sousa@omnismart.io , informando os detalhes necessários conforme descrito nesta Política de Exclusão. A solicitação também pode ser registrada através do nosso Portal de Privacidade.

Para que sua solicitação possa ser atendida adequadamente, inclua no e-mail as seguintes informações:

1. Nome completo do titular dos dados.

2. E-mail, telefone ou identificador utilizado nas plataformas conectadas (Facebook, Instagram, WhatsApp, Messenger, Telegram, LinkedIn, e-mail, entre outros).

3. Descrição clara da solicitação — se deseja excluir todos os seus Dados Pessoais ou apenas dados específicos (por exemplo, dados de uma plataforma integrada em particular).

4. Documento ou informação adicional que permita validar sua identidade e evitar fraudes, sempre que solicitado pela equipe de privacidade.

Após o recebimento da solicitação, a OmniSmart procederá com a exclusão dos seus Dados Pessoais de seus sistemas ativos no prazo máximo de 15 (quinze) dias, conforme previsto na LGPD, ressalvadas as hipóteses em que a manutenção dos dados seja exigida por obrigação legal, regulatória ou para o exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais. Você receberá uma confirmação por e-mail assim que a exclusão for concluída.

Canal oficial de contato para exclusão de dados

E-mail: laislan.sousa@omnismart.io

Acesso a Arquivos e Mensagens Previamente Excluídos

A OmniSmart adota uma política específica para o tratamento de arquivos, mensagens e demais conteúdos que tenham sido excluídos por usuários ou administradores nas plataformas conectadas aos nossos serviços. Durante o período de retenção definido contratualmente, tais conteúdos podem permanecer armazenados de forma segregada para fins de auditoria, conformidade regulatória, segurança da informação e recuperação solicitada pelo próprio titular.

O cliente contratante da OmniSmart, ou o próprio titular dos dados, pode solicitar diretamente à OmniSmart o acesso a esses conteúdos previamente excluídos, mediante requisição formal através do nosso Portal de Privacidade. A solicitação será atendida desde que observadas as seguintes condições:

• A solicitação seja realizada pelo cliente contratante ou pelo titular legítimo dos dados, com comprovação de identidade;

• Os arquivos ou mensagens ainda estejam dentro do período de retenção definido em contrato;

• A finalidade da solicitação seja legítima e compatível com a LGPD e demais legislações aplicáveis.

Caso o titular não deseje que seus arquivos ou mensagens permaneçam disponíveis para esse acesso retroativo, basta exercer o direito de exclusão descrito na seção anterior, hipótese em que os conteúdos serão definitivamente removidos de nossos sistemas, observadas as exceções legais.

Tempo de Armazenamento

Os dados são armazenados pelo tempo necessário para cumprir as finalidades para as quais foram coletados, a menos que haja razões legais ou regulatórias para mantê-los por mais tempo.

Medidas de Segurança

A OmniSmart adota medidas técnicas, físicas e administrativas para proteger os dados pessoais.

A empresa não é responsável pelas políticas de privacidade de terceiros ou pelo conteúdo de outros websites.

Dados de usuários obtidos pelas APIs do Google

Esta seção se aplica quando um usuário da plataforma OmniSmart conecta, por decisão própria, sua conta Google às integrações Google Agenda ou Google Drive. Ela prevalece sobre as demais seções desta política para os dados obtidos do Google.

Dados que acessamos

• Google Agenda: a disponibilidade livre/ocupado da agenda escolhida (calendar.freebusy), a lista de agendas do usuário, para que ele escolha qual usar (calendar.calendarlist.readonly), e a criação dos eventos de reunião gerados pela plataforma (calendar.events). Não lemos, listamos nem importamos os eventos existentes do usuário, e nunca alteramos eventos que a OmniSmart não criou.

• Google Drive (somente leitura, drive.readonly): apenas das pastas e arquivos que o usuário seleciona, acessamos o nome, o tipo, a data de modificação e o link de cada arquivo, e o conteúdo desses arquivos (download, ou exportação no caso de Documentos, Planilhas e Apresentações Google). Também recebemos o e-mail da conta Google conectada, para identificar a conexão. A OmniSmart nunca cria, edita, move, compartilha ou exclui arquivos no Google Drive do usuário.

Como usamos esses dados

• Google Agenda: exclusivamente para propor horários livres e criar o evento da reunião solicitada pelo usuário (com link do Google Meet e convite por e-mail).

• Google Drive: exclusivamente para indexar os arquivos selecionados na base de conhecimento do agente de IA da própria organização do usuário, para que esse agente responda às perguntas dos clientes dessa organização com base nesse conteúdo. Os arquivos só são lidos novamente quando o usuário solicita uma nova sincronização.

• Não usamos dados do Google para publicidade, anúncios personalizados ou redirecionados, criação de perfis de marketing, avaliação de crédito, nem para qualquer finalidade diferente da funcionalidade que o usuário ativou. Não vendemos dados do Google.

Inteligência Artificial e Machine Learning

A OmniSmart usa modelos de IA para interpretar pedidos de agendamento e para gerar respostas a partir do conteúdo selecionado no Google Drive. Para isso, trechos desse conteúdo são processados por provedores de modelos de IA contratados, apenas para gerar a resposta ou o índice de busca daquela organização, sob contratos que proíbem o uso desses dados para treinar os modelos do provedor. Não usamos, não retemos e não transferimos dados obtidos pelas APIs do Google Workspace para desenvolver, aprimorar ou treinar modelos de IA ou ML generalizados e/ou não personalizados. Os dados do Google nunca são usados como dados de treinamento, ajuste fino (fine-tuning) ou avaliação de modelos.

Compartilhamento e transferência

O conteúdo obtido do Google fica disponível apenas para os usuários autorizados da mesma organização e para o agente de IA dessa organização. Não compartilhamos dados do Google com terceiros, exceto:

(a) prestadores de serviço que operam a plataforma em nosso nome (hospedagem em nuvem, banco de dados e os provedores de IA descritos em "Inteligência Artificial e Machine Learning"), sob obrigações contratuais de confidencialidade e segurança e apenas na medida necessária para prestar o serviço solicitado;

(b) quando exigido por lei ou por ordem de autoridade competente;

(c) para proteger a segurança da plataforma e dos usuários ou investigar abuso;

(d) com o consentimento explícito do usuário.

Acesso humano

Nenhuma pessoa da OmniSmart lê o conteúdo obtido do Google, exceto: (i) com o consentimento explícito do usuário, por exemplo em um atendimento de suporte que ele solicitou; (ii) quando necessário por segurança, como na investigação de abuso; (iii) para cumprir a lei; ou (iv) em dados agregados e anonimizados usados para operações internas.

Proteção

Os tokens de acesso OAuth e o conteúdo indexado ficam armazenados na infraestrutura de nuvem da OmniSmart, com criptografia em trânsito (TLS) e em repouso, e isolados por organização. O acesso é restrito por perfil. Os tokens nunca são enviados ao navegador do usuário.

Retenção e exclusão

• Google Agenda: ao desconectar a integração no Marketplace, revogamos o token junto ao Google e removemos as credenciais associadas.

• Google Drive: o conteúdo indexado é mantido enquanto a conexão existir. Ao clicar em Desconectar, revogamos o token junto ao Google e deixamos de acessar o Drive do usuário. Ao remover a conexão da base de conhecimento, excluímos o token armazenado e todo o conteúdo indexado a partir daquela conexão. Arquivos retirados da pasta selecionada são removidos da base na sincronização seguinte.

• O usuário também pode revogar o acesso a qualquer momento em https://myaccount.google.com/permissions e solicitar a exclusão dos dados pelo e-mail contato@omnismart.com.br. Atendemos a solicitação em até 15 dias, ressalvadas as obrigações legais.

Conformidade com a política do Google

O uso e a transferência, pela OmniSmart, de informações recebidas das APIs do Google para qualquer outro aplicativo seguem a Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), incluindo os requisitos de Uso Limitado (Limited Use).

Google user data obtained through Google APIs — English

This section applies when a user of the OmniSmart platform chooses to connect their Google account to the Google Calendar or Google Drive integrations. For data obtained from Google, it prevails over the other sections of this policy.

Data we access

• Google Calendar: the free/busy availability of the chosen calendar (calendar.freebusy), the user's calendar list so they can choose one (calendar.calendarlist.readonly), and the creation of the meeting events our platform generates (calendar.events). We do not read, list or import the user's existing events, and we never modify events OmniSmart did not create.

• Google Drive (read-only, drive.readonly): only for the folders and files the user selects, we access each file's name, type, modification date and link, and the file content (download, or export for Google Docs, Sheets and Slides). We also receive the email address of the connected Google account, to identify the connection. OmniSmart never creates, edits, moves, shares or deletes files in the user's Google Drive.

How we use this data

• Google Calendar: solely to propose free time slots and create the meeting event the user requested (with a Google Meet link and an email invitation).

• Google Drive: solely to index the selected files into the knowledge base of the AI agent of the user's own organization, so that this agent can answer that organization's customers based on that content. Files are read again only when the user requests a new sync.

• We do not use Google data for advertising, personalized or retargeted ads, marketing profiles or credit assessment, or for any purpose other than the feature the user enabled. We do not sell Google data.

Artificial Intelligence and Machine Learning

OmniSmart uses AI models to interpret scheduling requests and to generate answers from the content selected in Google Drive. To do so, excerpts of that content are processed by contracted AI model providers, solely to generate that organization's answer or search index, under contracts that prohibit using the data to train the provider's models. We do not use, retain or transfer data obtained through Google Workspace APIs to develop, improve or train generalized and/or non-personalized AI or ML models. Google data is never used as training, fine-tuning or evaluation data for any model.

Sharing and transfer

Content obtained from Google is available only to the authorized users of the same organization and to that organization's AI agent. We do not share Google data with third parties, except:

(a) service providers that operate the platform on our behalf (cloud hosting, database and the AI providers described under "Artificial Intelligence and Machine Learning"), under contractual confidentiality and security obligations and only as necessary to provide the requested service;

(b) when required by law or by a competent authority;

(c) to protect the security of the platform and its users or to investigate abuse;

(d) with the user's explicit consent.

Human access

No OmniSmart personnel read content obtained from Google, except: (i) with the user's explicit consent, for example in a support request they opened; (ii) when necessary for security purposes, such as investigating abuse; (iii) to comply with applicable law; or (iv) for aggregated, anonymized data used for internal operations.

Data protection

OAuth access tokens and indexed content are stored in OmniSmart's cloud infrastructure, encrypted in transit (TLS) and at rest, and isolated per organization. Access is role-restricted. Tokens are never sent to the user's browser.

Retention and deletion

• Google Calendar: when the user disconnects the integration in the Marketplace, we revoke the token with Google and delete the associated credentials.

• Google Drive: indexed content is kept while the connection exists. When the user clicks Disconnect, we revoke the token with Google and stop accessing their Drive. When the user removes the connection from the knowledge base, we delete the stored token and all content indexed from that connection. Files removed from the selected folder are removed from the knowledge base on the next sync.

• Users can also revoke access at any time at https://myaccount.google.com/permissions and request deletion of their data at contato@omnismart.com.br. We fulfill requests within 15 days, subject to legal obligations.

Compliance with Google's policy

OmniSmart's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), including the Limited Use requirements.

Contato e Disposições Gerais

A empresa tem uma Encarregada de Dados Pessoais (DPO) e fornece detalhes de contato para questões relacionadas à proteção de dados.

A política pode ser atualizada anualmente e será regida pela legislação brasileira.